E-Mail Archivierung

E-Mails rechtssicher Archivieren

E-Mail ist nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien, sondern vielmehr auch eine der umfassendsten und wertvollsten  Informationsressourcen in Unternehmen. Die per E-Mail übertragenen Daten werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern  verbleiben in den Postfächern der Mitarbeiter. Auf diese Weise entstehen Wissenssammlungen, die viele Jahre umfassen und täglich weiter anwachsen. Dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen, trägt entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei.

Rechtliche Sicherheit

E-Mails müssen genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Diese anforderungen gelten für alle Unternehmen in DACH. Der nach IDW PS 880 regelmäßig zertifizierte MailStore Server ermöglicht die zuverlässige Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Vorgaben. Zusätzlich kann MailStore Server dabei helfen die
EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten.

Schutz vor Datenverlusten

Durch die Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang, also noch vor der Zustellung an die Anwender, können Sie die Vollständigkeit aller E-Mails im Unternehmen sicherstellen. Zusätzlich können alle bereits bestehenden
E-Mails in einem Schritt archiviert werden.

Zudem stellen PST-Dateien für die IT aus verschiedenen Gründen ein Risiko bzw. eine technische Herausforderung da. Mit MailStore können alle PST-Dateien im Unternehmen archiviert und zentral gesichert werden.

Speicherplatz reduzieren

E-Mails können nach der Archivierung regelbasiert vom
E-Mail-Server gelöscht werden und stehen dabei den Anwendern weiterhin über das Archiv zur Verfügung.

Durch De-Duplizierung und Komprimierung belegen die Daten im Archiv 30 bis 70 Prozent weniger Speicherplatz als zuvor auf dem E-Mail-Server

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Einfaches Setup

  • Geringe Systemanforderungen

  • Schutz vor Datenverlusten

  • Vereinfachung des Backups